کلاس آنلاین زبان انگلیسی با 250 مدرس برتر در هایتاکی، بهترین پلتفرم آموزش زبان آنلاین جلسه آزمایشی رایگان
زبان انگلیسی

راهنمای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی+ نکات مهم نگارش ایمیل

۵
(۵)

ایمیل یکی از راه‌های گسترده‌ی برقراری ارتباط به خصوص ارتباطات رسمی است. ایمیل‌های رسمی، نقش مهمی در ارتباطات تجاری، مراوده‌های علمی و سازمانی مختلف دارند.

در این مقاله قصد داریم نحوه‌ی نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی را به همراه نکات مهم آن به شما آموزش دهیم.

 

در ادامه می‌خوانید: 

درخواست ملاقات حضوری پاسخ به درخواست ملاقات ایمیل اعتراض‌آمیز پاسخ به ایمیل اعتراض‌آمیز
ایمیل سفارش کالا ایمیل معرفی‌نامه (Cover Letter) ایمیل توصیه‌نامه ایمیل جمع‌بندی یک میتینگ
ایمیل درخواست استخدام ایمیل درخواست مرخصی برای زمان تعطیلات ایمیل درخواست کمک هزینه‌ کنفرانس آموزشی ایمیل تحقیق درباره‌ی موضوع یک مقاله
ایمیل درخواست تمدید مهلت تحویل پروژه ایمیل درخواست ساعات کاری منعطف

 

ساختار یک ایمیل رسمی در انگلیسی

هر نامه یا ایمیل رسمی در یک چهارچوب مشخصی می‌گنجد و دارای ساختار معینی است. در این قسمت می‌خواهیم به بررسی ساختار و بخش‌های مختلف یک ایمیل رسمی بپردازیم.

بخش‌های یک ایمیل رسمی توضیحات مثال
۱ موضوع

(Subject)

  1. موضوع ایمیل باید واضح و مختصر باشد.
  2. می‌توانید از دو یا سه کلمه برای جلب توجه گیرنده‌ی ایمیل استفاده کنید.

Request an interview for the job of a software engineer

ترجمه فارسی

درخواست مصاحبه برای شغل مهندس نرم‌افزار
۲ معرفی

(Introduction)

  1. می‌توانید با سلام و احوالپرسی بخش معرفی را شروع کنید.
  2. اگر نام‌خانوادگی گیرنده‌ی ایمیل را می‌دانید به صورت Dear Mr/Mrs/Ms آن را بنویسید.
  3. گر نام‌خانوادگی گیرنده‌ی ایمیل را نمی‌دانید از عبارات Dear Sir/Madam استفاده کنید.

 

Dear Mr. Smith

ترجمه فارسی

آقای اسمیت عزیز
۳ متن اصلی

(Body)

  1. در این قسمت دلیل اصلی ارسال ایمیل خود را می‌نویسید.
  2. بهتر است متن اصلی را به دو یا سه پاراگراف کوتاه تقسیم کنید.
  3. از جملات کوتاه و ساختاری ساده استفاده کنید.

I am looking for an opportunity in your company to develop my career and I will be happy to send you my resume.

ترجمه فارسی

من به دنبال فرصتی در شرکت شما برای توسعه حرفه‌ای خود هستم و از اینکه رزومه‌ام را برای شما ارسال کنم، خوشحال می‌شوم.
۴ جمع‌بندی یا پایان

(Conclusion)

  1. با احترام ایمیل یا درخواست خود را به پایان برسانید و از قدم بعدی (در صورت نیاز) صحبت کنید.
  2. می‌توانید از عباراتSincerely، Kind regards  Thanks again و Best regards در این قسمت استفاده کنید.
Best regards

ترجمه فارسی

با احترام
۵ امضا

(Signature)

در این بخش از ایمیل می‌توانید اطلاعات مهم درباره‌ی خودتان از جمله نام و نام‌خانوادگی، عنوان شغلی و جزئیات مرتبط با شرکتتان (نام شرکت، آدرس، وب‌سایت و…) را قرار دهید.

(Name)
(Position | Company Name)
(Phone number)
(Website)

ترجمه فارسی

(نام)

(موقعیت شغلی | نام شرکت)

(تلفن تماس)

(لینک وبسایت)

 

نکات مهم در نگارش ایمیل انگلیسی

 

۱. موضوع ایمیل

بهتر است موضوع ایمیل شما کاملاً واضح و خلاصه باشد. یعنی بهتر است از دو یا سه کلمه استفاده کنید تا توجه گیرنده را به موضوع صحبتتان جلب کنید.

نوشتن ایمیل های رسمی انگلیسی

 

۲. کوتاهی جملات

در زمان نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی، بهتر است در یک از جملات کوتاه و ساختار زبانی ساده استفاده کنید.

 

۳. بررسی ایمیل قبل از ارسال

قبل از اینکه ایمیل خود را ارسال کنید، متن نوشته‌ی خود را مجدداً مرور کنید. به این ترتیب می‌توانید در صورت وجود اشتباهات گرامری یا نوشتاری، آن‌ها را برطرف نمایید.

به طور کلی بهتر است برای ارسال ایمیل عجله نکنید.

 

۴. در نظر گرفتن سبک نوشتاری

در ایمیل‌های رسمی، ادبیاتی که استفاده می‌کنید و سبک نوشتاری شما اهمیت ویژه‌ای دارد. توجه داشته باشید که یک ایمیل رسمی نیازمند ادبیات و نگارش رسمی است و باید چهارچوب گفته شده را در زمان نوشتن رعایت نمایید.

 

۵. بخش امضای ایمیل

همانطور که گفتیم، در بخش آخر ایمیل، امضای شما قرار می‌گیرد.

امضا به معنای معرفی کامل خودتان است. اگر ایمیلی که قصد ارسال آن را دارید، یک ایمیل کاری است، بهتر است پس از نام و نام‌خانوادگی خود، موقعیت شغلی و نام شرکتتان را در پایان بنویسید.
اگر ایمیلی که می‌نویسید مربوط به محیط علمی است، می‌توانید به نوشتن نام و نام‌خانوادگی خود بسنده کنید.

 

۶. فونت رسمی

به خاطر داشته باشید که در زمان نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی، باید از یک فونت رسمی نیز استفاده کنید. فونت‌هایی مانند Arial یا Sans Serif در دسته‌ی فونت‌های رسمی قرار می‌گیرند.

ضمناً بهتر است از تغییر رنگ نوشته‌ها در یک ایمیل رسمی، خودداری نمایید.

 

۱۴ نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

در این قسمت ۱۴ نمونه ایمیل رسمی به زبان انگلیسی با موضوعات مختلف آورده‌ایم تا برای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی از آن‌ها ایده بگیرید. این ایمیل‌ها به صورت موضوعی دسته‌بندی شده‌اند:

۱. ایمیل درخواست ملاقات حضوری

Subject: Meeting Request

Dear [Recipient’s Name],

My name is [Your Name], and I work at [Company/Organization] as a [Job Title]. I would like to request a face-to-face meeting with you to discuss [Specific Topic].

My preferred time for the meeting is [Date and Time]. If another time works better for you, please let me know.

Thank you for your attention.

Sincerely,
[Your Name] [Phone Number] [Email Address]

ترجمه فارسی

[نام گیرنده] عزیز، نام من [نام نویسنده ایمیل] است و در [شرکت/سازمان] به عنوان [عنوان شغلی] کار می‌کنم. من درخواست ملاقات حضوری با شما را جهت صحبت درباره‌ی [موضوع خاص] دارم. زمان ترجیحی من برای جلسه [تاریخ و ساعت] است. اگر زمان دیگری برای شما مناسب است، لطفا به من اطلاع دهید. با تشکر از توجه شما. با احترام، [اسم شما] [شماره تلفن] [آدرس ایمیل]

۲. ایمیل پاسخ به درخواست ملاقات

Subject: Re: Meeting Request

Dear [Your Name],

Thank you for reaching out. I appreciate your interest in discussing [Specific Topic]. Unfortunately, I am unavailable on [Date and Time] due to prior commitments.

Could we reschedule the meeting for another time? Please let me know your availability, and we can find a suitable slot.

Best regards,
[Recipient’s Name]

ترجمه فارسی

موضوع: پاسخ ایمیل درخواست جلسه [نام شما] عزیز، ممنون که به دیدن ما آمدید. من از علاقه‌ی شما به بحث درباره‌ی [موضوع خاص] قدردانی می‌کنم. متأسفانه، به دلیل تعهدات قبلی در [تاریخ و ساعت] در دسترس نیستم. آیا می‌توانیم جلسه را به زمان دیگری موکول کنیم؟ لطفاً در دسترس بودن خود را به من اطلاع دهید تا یک زمان خالی مناسب پیدا کنیم. با احترام، [نام گیرنده]
۳. ایمیل اعتراض‌آمیز

Subject: Dispute Regarding Invoice #12345

Dear [Supplier’s Name],

I am writing to express my dissatisfaction with the recent invoice we received for [Product/Service]. The amount charged does not align with our agreed-upon terms.

I kindly request a detailed breakdown of the charges and clarification on any discrepancies. Please address this matter promptly.

Thank you.

Regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: اختلاف در مورد فاکتور شماره ۱۲۳۴۵ [نام تامین کننده] عزیز، من برای ابراز نارضایتی خود از فاکتور اخیری که برای [محصول/سرویس] دریافت کردیم، برای شما می‌نویسم. مبلغ پرداخت شده با شرایط توافق شده‌ی ما مطابقت ندارد. من با احترام تقاضای تفکیک دقیق اتهامات و توضیح در مورد هرگونه مغایرت را دارم. لطفاً سریعا به این موضوع رسیدگی کنید. متشکرم. با احترام، [نام شما]

۴. پاسخ به ایمیل اعتراض‌آمیز

Subject: Re: Dispute Regarding Invoice #12345

Dear [Your Name],

I apologize for any inconvenience caused by the billing error. We are reviewing the invoice and will provide a revised version shortly.

Thank you for bringing this to our attention.

Sincerely,
[Supplier’s Name]

ترجمه فارسی

موضوع: پاسخ به اختلاف در مورد فاکتور شماره ۱۲۳۴۵ [نام شما] عزیز، برای هر گونه ناراحتی ناشی از خطای موجود در صورت حساب عذرخواهی می‌کنم. ما در حال بررسی فاکتور شما هستیم و به زودی نسخه‌ی اصلاح شده را به شما ارائه خواهیم کرد. از اینکه این مورد را به ما اطلاع دادید متشکرم. با احترام، [نام تامین کننده]
۵. ایمیل سفارش کالا

Subject: Order Confirmation – [Product Name]

Dear [Supplier’s Name],

I would like to place an order for [Quantity] units of [Product Name]. Please confirm availability and provide payment instructions.

Thank you.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: تایید سفارش – [نام محصول] [نام تامین کننده] عزیز، من می‌خواهم مقدار [تعداد و نام محصول] سفارش بدهم. لطفاً در دسترس بودن را تأیید کنید و دستورالعمل‌های پرداخت را ارائه دهید. متشکرم. با احترام، [اسم شما]
۶. ایمیل معرفی‌نامه (Cover Letter)

Subject: Application for [Job Title] Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to express my interest in the [Job Title] position at [Company]. With [X years] of experience in [Relevant Field], I believe I can contribute significantly to your team.

Please find my attached resume for your consideration. I look forward to discussing my qualifications further.

Sincerely,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: درخواست برای موقعیت شغلی [عنوان شغلی] مدیر محترم امور استخدامی، من برای ابراز علاقه به موقعیت [عنوان شغلی] در [نام شرکت] برای شما می‌نویسم. من با [X سال] تجربه در [حوزه‌ی مربوطه]، معتقدم که می‌توانم کمک قابل توجهی به تیم شما ارائه دهم. لطفاً رزومه‌ی پیوست من را بررسی نمایید. من مشتاقانه منتظر هستم تا در مورد شرایطم بیشتر با شما صحبت کنم. با احترام، [اسم شما]
۷. ایمیل توصیه‌نامه

Subject: Letter of Recommendation for [Applicant’s Name]

To Whom It May Concern,

I am pleased to recommend [Applicant’s Name] for [Purpose of Recommendation]. [He/She] consistently demonstrated exceptional skills in [Specific Area] during our time working together at [Company/Organization].

I have no doubt that [Applicant’s Name] would be a valuable asset to any team.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: توصیه‌نامه برای [نام متقاضی] به افراد و مسئولین مربوطه، من از اینکه [نام متقاضی] را به شما [هدف توصیه] توصیه می‌کنم، خرسندم. [او] به طور مداوم مهارت‌های استثنایی خود را در [زمینه‌ای خاص] در طول مدتی که با هم در [نام شرکت/سازمان] کار می‌کردیم، نشان داد. من شک ندارم که [نام متقاضی کار] دارایی ارزشمندی برای هر تیمی خواهد بود. با احترام، [اسم شما]
۸. ایمیل جمع‌بندی یک میتینگ

Subject: Summary of Our Meeting

Dear [Recipient’s Name],

Thank you for our productive meeting earlier today. Here is a brief summary of our discussion:

– [Key Point 1] – [Key Point 2] – [Key Point 3]

Please let me know if you need any further information.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: خلاصه‌ای از جلسه‌ی ما [نام گیرنده] عزیز، بابت جلسه‌ی سازنده‌ی ما در شروع امروز سپاسگزارم. در اینجا خلاصه‌ای از بحث‌های ما آمده است: – [نکته کلیدی ۱] – [نکته کلیدی ۲] – [نکته کلیدی ۳] لطفاً در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر من را در جریان بگذارید. با احترام، [اسم شما]
۹. ایمیل درخواست استخدام

Dear [Hiring Manager’s Name],

I hope this email finds you well. I recently came across the [Job Title] position at [Company Name] and found it to be a great match for my skills and experience. I am excited to submit my application for your consideration.

Best regards, [Your Full Name]

ترجمه فارسی

[نام مدیر استخدام] عزیز، امیدوارم حال شما خوب باشد. من اخیراً در جریان موقعیت کاری [عنوان شغلی] در [نام شرکت] قرار گرفتم و متوجه شدم که این موقعیت عالی برای مهارت‌ها و تجربه‌ی من مناسب است. من مشتاقم که درخواست خود را برای بررسی شما ارسال کنم. با احترام، [نام کامل شما]
۱۰. ایمیل درخواست مرخصی برای زمان تعطیلات
Subject: Vacation request for September, 10-15

Dear Mr./Ms. [Last name],

I would like to request a vacation from Monday, September 9th till Friday, September 13th.

I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleagues [Name] and [Name] will cover my responsibilities during my absence.

Looking forward to your approval.

Sincerely,
[Your name] [Job title]

ترجمه فارسی

موضوع: درخواست مرخصی برای ۱۰ الی ۱۵ ماه سپتامبر آقای/خانم [نام‌خانوادگی] عزیز، من قصد دارم از دوشنبه ۹ سپتامبر تا جمعه ۱۳ سپتامبر درخواست مرخصی بدهم. به شما اطمینان می‌دهم که تمام پروژه‌های فعلی و کارهای پیش رویم را پیش از شروع تعطیلات تکمیل می‌کنم. همکاران من [نام] و [نام] مسئولیت‌های من را در طول غیبتم برعهده می‌گیرند. منتظر تایید شما هستم. با احترام، [نام شما] [عنوان شغلی]
۱۱. ایمیل سوال درباره کمک هزینۀ کنفرانس آموزشی
Subject: Do you have student discounts for the Annual Coding Conference?

Greetings,

I would like to ask if you provide student discounts for tickets to the Annual Coding Conference.

I’m a full-time student at the University of Texas and I’m very excited about your event, but unfortunately, the ticket price is too high for me. I would appreciate if you could offer me an educational discount.

Looking forward to hearing from you!

Best,
[Your name]

ترجمه فارسی

موضوع: آیا برای کنفرانس سالانه‌ی کدنویسی تخفیف دانشجویی دارید؟ با درود، می خواهم بپرسم که آیا برای بلیط کنفرانس سالانه‌ی کدنویسی تخفیف دانشجویی ارائه می‌دهید؟ من یک دانشجوی تمام وقت در دانشگاه تگزاس هستم و برای این رویداد بسیار هیجان‌زده هستم. اما متأسفانه، قیمت بلیط برای من بسیار بالاست. اگر تخفیف آموزشی برای ما در نظر بگیرید، بسیار سپاسگزار خواهم شد. منتظر شنیدن پاسخ از شما هستم! بهترین‌ها را برایتان می‌خواهم، [نام شما]
۱۲. ایمیل تحقیق درباره‌ موضوع یک مقاله

Subject: Inquiry about Research Paper Topic

Dear Professor [Last Name],

I hope this message finds you well. I am writing to inquire about the possibility of discussing my research paper topic with you. I have a few ideas in mind and would greatly appreciate your guidance and input before finalizing my choice. Are you available for a brief meeting during your office hours this week or next? Your expertise in this area would be immensely helpful.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: تحقیق درباره موضوع مقاله استاد گرامی [نام خانوادگی استاد] امیدوارم وقتی این پیام را میخوانید حال شما خوب باشد. من برای بررسی امکان صحبت با شما درباره‌ی موضوع مقاله‌ی تحقیقاتی خود برایتان ایمیلی می‌نویسم. من چند ایده در ذهن دارم و از راهنمایی و نظر شما پیش از نهایی کردن انتخابم بسیار سپاسگزار خواهم شد. آیا برای یک جلسه‌ی کوتاه در ساعات اداری در هفته‌ی جاری یا آینده در دسترس هستید؟ تخصص شما در این زمینه بسیار کمک‌کننده خواهد بود. از وقت و توجه شما ممنونم. با احترام، [نام شما]
۱۳. ایمیل درخواست تمدید مهلت تحویل پروژه

Subject: Request for Extension on Assignment Deadline

Hello Professor [Last Name],

I trust you are doing well. I’m writing to request an extension for the upcoming assignment. Due to unexpected personal circumstances, I have fallen a bit behind and am concerned about the quality of my work if I rush to meet the original deadline. I assure you that I am committed to completing the assignment to the best of my ability.

I would be grateful if you could grant me a few extra days to ensure the submission reflects my best efforts. I fully understand if this is not feasible and will do my utmost to meet the original deadline if necessary.

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: درخواست تمدید مهلت تحویل تکالیف سلام پروفسور [نام‌خانوادگی] اطمینان دارم که حالتان خوب است. من برای درخواست تمدید فرصت برای تحویل تکالیفم به شما ایمیل می‌دهم. به دلیل مشکلات شخصی غیرمنتظره، از برنامه‌هایم کمی جا مانده‌ام و اگر برای رسیدن به مهلت تحویل اولیه عجله کنم، نگران کیفیت کارم خواهم بود. من به شما اطمینان می‌دهم که متعهد به انجام تکالیفم در حد توان هستم. اگر بتوانید چند روز بیشتر به من فرصت بدهید تا مطمئن شوم که بهترین تلاشم را برای تحویل تکالیفم کرده‌ام، سپاسگزار خواهم بود. اگر این اتفاق امکان پذیر نباشد، کاملاً درک می‌کنم و در صورت لزوم تمام تلاش خود را برای تحویل تکالیف در زمان تعیین شده‌ی اولیه انجام خواهم داد. از درک شما متشکرم. با احترام، [اسم شما]
۱۴. درخواست ساعات کاری منعطف

Subject: Request for Flexible Work Arrangements

Dear [Boss’s Name],

I wanted to discuss the possibility of implementing flexible work arrangements for the upcoming quarter. Given the recent changes in my personal schedule, I believe that a flexible arrangement would enable me to maintain productivity while accommodating necessary personal commitments.

I am open to discussing this further at your convenience and am willing to work out a plan that meets the needs of the team and the company.

Thank you for considering this request.

Best regards,
[Your Name]

ترجمه فارسی

موضوع: درخواست ساعات کاری انعطاف‌پذیر [نام کارفرما] عزیز، من می‌خوام درباره‌ی امکان‌سنجی شرایط و ساعات کاری انعطاف‌پذیر در سه ماهه آینده با شما صحبت کنم. با توجه به تغییرات اخیر در برنامه‌های شخصی من، معتقدم که ساعت کاری انعطاف‌پذیر به من این امکان را می‌دهد که بهره‌وری خود را حفظ کنم و در عین حال تعهدات شخصی خود را نیز رعایت کنم. من آماده‌ام که بیشتر در مورد این موضوع با شما صحبت کنم و مایلم طرحی را تنظیم کنیم که نیازهای تیم کاری و شرکت را برآورده سازد. از اینکه به این درخواست توجه کردید متشکرم. با احترام، [نام شما]

 

منبع: sparkmailapp.com

این مطلب چقدر برای شما مفید بود؟

میانگین امتیازات ۵ / ۵. تعداد نظرات ۵

هنوز امتیازی ثبت نشده. شما اولین نفر باشید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *